Nuevo cambio con la ley de control horario digital 2025: cómo deberán adaptarse las empresas al registro laboral obligatorio

El Ministerio de Trabajo y Economía Social impulsa a Audiencia Pública un Real Decreto que obliga a todas las empresas a implantar un sistema de control horario digital, con sanciones de hasta 10.000 euros por empleado

El tiempo ya no se mide solo a través de minutos trabajados, sino en datos trazables. En 2025, cada jornada, pausa, descanso quedarán grabados en un registro digital que permanece y no se olvida. La nueva ley de control horario digital inaugura la nueva transformación digital a la que se estarían sometiendo hoy en día la mayoría de empresas de la sociedad.

Desarrollar softwares en las empresas para su control horario comienza a ser una realidad. Por ejemplo, Factorial se proclama como uno de los principales softwares de RR.HH. que “convierte las gestiones de control horario, ausencias, gastos o nóminas en automáticas, efectivas y unificadas”. Con esta premisa, las empresas perciben la necesidad de asesorarse sobre una normativa todavía confusa a cumplir. 

El Ministerio de Trabajo y Economía Social ha sacado a Audiencia Pública el proyecto de Real Decreto para desarrollar el control del registro horario en las empresas. Un texto consistente en profundizar reglamentariamente en el texto refundido de la Ley del Estatuto de los Trabajadores. Sin embargo, es posible que dicho Real Decreto pase por una fase de revisión en diferentes órganos antes de su aprobación dadas las alegaciones que éste tendrá por diferentes organizaciones y patronales. Las bases de esta nueva normativa serían:

1. Adiós a la voluntariedad

La clave se centra en obligar a todos los negocios, independientemente de su sector o tamaño a aplicar este nuevo registro del control horario de manera digital. Así lo expresa el propio documento: “Todas las empresas garantizarán el registro diario de la jornada de trabajo realizada por cada persona trabajadora en su lugar de trabajo, por medios digitales”. 

Para cumplir con esa obligatoriedad, el texto dicta ciertas pautas que el registro deberá cumplir para que sea “objetivo, fiable y accesible”, tal y como obliga esta normativa. Primero de todo, la información que se refleje deberá ser imparcial, perceptible e indiscutible. Para que sea fiable, los asientos asignados no pueden ser modificados sin la autorización de la empresa y del empleado. Por último, para que pueda ser accesible, los trabajadores deberán de disponer del contenido del registro de manera sencilla y “asegurando la igualdad y la no discriminación en el acceso de todas las personas usuarias”.

2. Contenido mínimo

Los sistemas de registro digital deberán contener una serie de datos concretos mínimos. Por ejemplo, la identificación y datos personales de la persona trabajadora, su régimen de jornada (a tiempo completo o a tiempo parcial, con indicación del horario y el porcentaje de parcialidad si lo hay), horario concreto de inicio y finalización de cada jornada de trabajo, con hora y minuto en que se producen, entre otros.

3. Criterio de las empresas para rellenar los asientos del registro horario

Otro aspecto que profundiza el documento sería cómo rellenar los asientos del registro horario durante la jornada de trabajo. Tal y como lo dicta el documento, se deberá de asignar de forma «directa, inmediata, personal y libre el trabajador, al inicio de la jornada y al finalizar cada situación de registro obligatorio». Si se quisieran modificar habrá que tener la autorización tanto de la organización como del trabajador.

Estas posibles modificaciones que se puedan realizar tendrán que ser sin condicionar, obligar o presionar al trabajador, “en particular, cuando pretendan el objetivo o el efecto de evitar que esta refleje la veracidad y exactitud del contenido de los asientos”.

4. Acceso con la Inspección de Trabajo y la Seguridad Social

El nuevo sistema de registro horario implantado por las empresas tendrá también la obligación de permitir el acceso  inmediato a la Inspección de Trabajo y Seguridad Social. Así, la información del registro y sus copias deberán de encontrarse con un “formato tratable, legible y compatible con los formatos y sistemas de uso generalizado”.

5. Sanciones por incumplimiento

El incumplimiento del registro horario digital se tipificará como infracción grave conforme al artículo 7.5 de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social. 

Con esto, se prevén tres niveles diferenciados para cada sanción según su nivel de gravedad:

• Grado mínimo: de 1.000 a 2.000 euros
• Grado medio: de 2.001 a 5.000 euros
• Grado máximo: de 5.001 a 10.000 euros

También se percibe una responsabilidad individualizada por empleado, lo que multiplica exponencialmente el riesgo económico para las empresas incumplidoras.

Por último, el ministerio constata que esta nueva normativa no vulnerará los derechos del usuario en materia de protección de datos. Así lo expresa el propio Real Decreto cuando menciona que: “el sistema de registro de jornada garantizará adecuadamente el derecho a la intimidad y a la protección de datos, en los términos previstos en la normativa aplicable en materia de protección de datos, de acuerdo con los principios de minimización, idoneidad, necesidad y proporcionalidad”.

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