4 aspectos clave de lo nuevo de BYOD y MDM: políticas de gestión de dispositivos en las empresas
El uso doméstico de la tecnología está implementado en nuestra cultura desde hace años, por eso parece evidente que todo usuario se adapta mejor a una interfaz que conoce y que ha elegido a la hora de comprar un dispositivo. Bajo este razonamiento, parece evidente que cualquier trabajador de una empresa va a trabajar mejor en un móvil de su elección, y es por eso que muchas empresas han optado por permitirlo. ¿Cómo regularlo? Para eso está el BYOD
No podemos olvidar que es una política que también tiene sus inconvenientes, dado que es una decisión que trae consigo problemas de usabilidad y seguridad. En este artículo explicamos las ventajas inherentes al BYOD (Bring Your Own Device) y cómo gestionar los dispositivos personales de los trabajadores o los procurados por la empresa de forma segura mediante un programa de MDM (Mobile Device Management).
¿Qué son las políticas Bring Your Own Device (BYOD)?
‘Bring Your Own Device’, que traducido al español significa ‘trae tu propio dispositivo’, es un fenómeno actual que se está dando en la cultura empresarial de todo el mundo y que consiste en que los trabajadores de las organizaciones que implementan esta política utilizan sus dispositivos personales en el entorno de trabajo en las actividades de la empresa conectados a la red de la corporación.
Es una tendencia que se ha observado en todo el mundo, aunque principalmente se encuentra implementado en las empresas americanas y asiáticas, siendo las empresas europeas las que se muestran más reticentes a permitir que sus trabajadores utilicen sus dispositivos electrónicos personales en el ámbito laboral, tal y como se observa en una encuesta realizada por CISCO en cerca de 4000 empresas de todo el mundo.
Los beneficios son evidentes. Los trabajadores desean utilizar los dispositivos de su elección por la mayor facilidad que presenta para ellos trabajar en una interfaz conocida y con las aplicaciones que ellos consideran más efectivas para la consecución de su labor, así como para combinar los aspectos laborales y personales en su vida. Al ser algo impulsado por la demanda de los propios trabajadores, es una política que genera mucha satisfacción en el ámbito laboral y permite que ellos elijan la forma, el momento y las herramientas con las cuales realizan sus haberes.
Hasta un 89% de los departamentos de TI de las empresas permiten a los trabajadores de la organización utilizar sus dispositivos móviles en sus actividades laborales, y un 69% se muestra positivo a este respecto considerando que se convertirá en una política estandarizada en el futuro. Sin embargo, esto plantea retos para la seguridad e integridad de los datos de la corporación, así que el departamento de TI de cada organización debe gestionar este uso de forma proactiva.
¿Por qué implementar las políticas BYOD en la empresa?
Es un fenómeno que se ha extendido muchísimo en las empresas, así que los beneficios son evidentes y notables. En primer lugar, en las empresas que implantan políticas BYOD se observa una mayor productividad en los trabajadores, tanto en términos de rendimiento como a la hora de colaborar con sus compañeros de trabajo. Esto se debe a la facilidad que presenta trabajar en un dispositivo familiar para el trabajador en vez de tener que adaptarse a la que presente la compañía.
Por otro lado, esta mejora visible de la productividad muestra que los temores que muestran muchos departamentos de TI con respecto a las distracciones no están fundados y no deberían impedir que las empresas implantasen políticas BYOD para sus trabajadores.
En segundo lugar, la comodidad y satisfacción de los trabajadores. Las mismas causas que conllevan una mayor productividad causan una mejora en el bienestar de los trabajadores en el ámbito laboral. Por último, para la propia empresa supone un ahorro de costes muy notable el no tener que invertir en dispositivos móviles especializados para el trabajo para los trabajadores de la organización. El único coste que suponen las políticas BYOD para la empresa son el software que se implementa en los dispositivos de los trabajadores y el control que se debe ejercer sobre ellos para un uso seguro.
¿Cómo implementar las políticas BYOD de forma segura?
En primer lugar, la empresa debe asegurarse de que las políticas de administración de dispositivos se encuentran unificadas. Una sola plataforma de políticas, en lugar de distintas políticas organizadas por departamentos o jerarquías, puede ayudar a que la empresa gestione de mejor forma los dispositivos de los trabajadores y soluciones más rápidas a los problemas que puedan surgir, tanto desde el punto de vista del trabajo individual de cada empleado como el de las conexiones a la red de la organización que puedan realizarse desde esos dispositivos.
En segundo lugar, es importante regular el acceso a la red de la empresa en base a las credenciales de cada dispositivo. Cada departamento debe tener un acceso delimitado en la red en base al perfil y el dispositivo del usuario y tener acceso a las aplicaciones y programas que les correspondan.
En tercer lugar, otro factor fundamental a tener en cuenta es la protección de los dispositivos destinados al ámbito laboral. Es importante que los datos a los que el dispositivo en cuestión tiene acceso también se mantengan confidenciales, sobre todo para casos de pérdida, robo o cese del funcionamiento del dispositivo, para lo cuál requerirá un sistema de borrado remoto y un software de protección ante accesos indeseados al dispositivo.
Por último, la transmisión de datos de un dispositivo de la empresa a otro debe ser seguro, para lo cuál debe preverse un sistema de transmisión con cifrado de dispositivos o hacerlo mediante funciones inalámbricas, de forma que el envío se realice dentro de la infraestructura de la empresa.
¿Qué es el Mobile Device Management? (MDM)
Como mencionamos, es necesario que exista una gestión proactiva de los dispositivos que se conectan a la red de la organización ya sean los dispositivos personales de los trabajadores (BYOD) o procurados por la propia empresa. Para gestionar esta situación en las empresas se utiliza el Mobile Device Management (MDM), que permite la administración de los dispositivos móviles en la empresa en distintos aspectos. Entre otras utilidades, los software MDM:
- Permiten la configuración y monitoreo remoto de los dispositivos móviles
- Realizan registros e informes de la actividad qué transcurre en los dispositivos
- Disponen de herramientas de control que garantizan el cumplimiento de las políticas de seguridad.
- Realizan copias de seguridad periódicas para poder restaurar los dispositivos en caso de pérdida
- Restringe el acceso a datos y aplicaciones para determinados dispositivos
- Permite desconectar los dispositivos no autorizados
- Genera alertas para los usuarios que no respeten las políticas de seguridad
- Permiten borrar los datos a distancia y el borrado de contraseñas para casos de necesidad
Tras contar con el consentimiento del trabajador, se instalará el software MDM en su dispositivo en caso de que la empresa cuente con políticas BYOD. El software vendrá implementado de base si el dispositivo es dado a los trabajadores por la propia empresa.
Pero no se trata tan sólo del software. Las políticas MDM en una empresa deben determinar en qué condiciones se utilizan los dispositivos y prever mecanismos de movilidad destinados a preservar la seguridad de los datos de la empresa, así como qué ocurre en caso de pérdida, robo o cese de funcionamiento del dispositivo.
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